平闆式還是升降式？無紙化會議選型需慎重考慮

 無紙化會議已經受到越來越多的企業和政府機構的青睐，無論是其環保的理念，還是高效便捷的功能，都讓使用者拍手稱快，也形成了良好的口碑，然而，當前市面上，主要有兩大類型的無紙化會議系統，一是固定于會議桌的升降式會議系統，二是以康拓普無紙化會議系統為代表的移動平闆類會議系統。該如何選擇呢?

為了能讓讀者對這兩類會議系統有更為清晰的認識，接下來，筆者将從建設成本、用戶體驗、終端擴容三個維度來對比分析這兩類會議系統的優缺點。

兩種會議系統最為明顯的差異在于操作終端的不同：

Ø 升降式會議系統：操作終端一般固定于會議桌，或嵌入會議桌，多采用帶觸摸功能的顯示器;

Ø 康拓普無紙化會議：以平闆電腦為操作終端，支持IOS和Android平台;

那麼問題來了，無紙化會議，哪種形式更适合您?

1 建設成本

對于任何一個公司，采購任何一套辦公系統，投入成本都是需要重點考慮的因素。對于無紙化會議系統，三個方面可影響系統的成本：平台造價、終端設備成本、會議室改造成本。根據系統功能的差異，不同無紙化會議系統平台造價千差萬别，在此隻對比終端設備成本和會議室改造成本。

1.1 終端設備成本

随着移動設備的快速普及，移動辦公、員工自帶設備辦公(BYOD)越來越流行。員工自帶設備辦公，有以下三大優勢：

1) 可節省企業辦公設備成本;

2) 員工熟悉自己的個人設備，産能提高;

3) 方便員工移動辦公需求，提高工作效率;

升降式會議系統：不支持員工自帶設備辦公。

康拓普無紙化會議：支持員工自帶設備辦公。

也就是說，采用康拓普無紙化會議系統時，員工可使用自己的平闆加入會議，特别是中高層領導幾乎人手一台平闆。因此，企業隻需采購少量的平闆電腦就可以滿足日常會議的正常召開。比如，在衆多康拓普客戶案例中，20個人的會議，往往隻有5人使用企業提供的平闆，另外15人使用自己的平闆加入會議。

1.2 會議室改造成本

會議室的改造成本，主要指會議桌、會議室網絡、插座等會議室設備的改造升級，以配合會議系統的正常使用。

升降式會議系統：有無線傳輸和有線傳輸兩種，并且需要嵌入會議桌，因此，需要涉及如下改造：

1) 為會議室增加無線AP，或增加有線網口;

2) 改造會議桌，或一并采購與升降式會議系統相配套的會議桌;

3）以顯示器為終端的，還需要改造添加會議室的電源插座;

康拓普無紙化會議：以無線網絡為傳輸媒介，隻需保證會議室有穩定的無線網覆蓋即可，因此，極端情況下隻需要增加無線設備。

因此，康拓普無紙化會議系統，特别适合針對現有會議室的升級，幾乎不需要額外的改造成本，進一步節省企業的成本投入。

2 用戶體驗

2.1 會中體驗

升降式會議系統：終端設備與會議桌相對固定，無法移動，操作受限。與會者隻要離會議桌稍遠距離就可能看不清顯示器上的文檔信息。

康拓普無紙化會議：平闆未與會議桌固定，與會者可靈活操作。比如可一手拿着平闆站着發言;可以一手拿着平闆，一手在會議室白闆上寫字輔助發言……将與會者從會議桌解放出來，放飛與會者的思想，提高會議的整體效率。

2.2 會後體驗

主流的無紙化會議系統，都支持諸如文檔、筆記、批注、生成會議紀要等主流功能，然而是否支持讓與會都随時随地追溯查看這些會議信息，這也是企業會議系統采購者需要考慮的問題。

升降式會議系統：由于顯示終端是固定于會議桌的顯示器，因此需要通過郵件、企業OA等第三方系統來發布會議信息，不僅增加會務人員的工作量，并且也不方便與會人員随時随地查看。

康拓普無紙化會議：會後可在平闆電腦上查看文檔、筆記、批注、投票等所有會議信息。特别是現今移動互聯網的興起，絕大多數公司中上層，都有自己的平闆電腦，喜歡自帶設備辦公。通過康拓普無紙化系統，無論是在會議室、辦公桌、還是在家，都可以十分方便地查看會議資料，提高工作效率。

備注：主要針對保密等級為一般的會議。

3終端擴容

升降式會議系統：會議室的終端設備數一般在系統搭建初期确定，受限于會議桌大小，後期擴容非常麻煩(需要重新改造會議桌等)。

康拓普無紙化會議：由于系統采用無線網作為傳輸媒介、以平闆電腦為操作終端，因此可自由擴容終端設備，并且終端設備也可以從一個會議室搬到另一個會議室。

如某公司有會議室1、會議室2，每個會議室各分配10台平闆，現需要在會議室1展開20人的會議。對于升降式會議系統，隻能兩人共用一台終端;如果采用康拓普無紙化會議，把會議室2的平闆轉移到會議室1即可輕松滿足多人會議的需求。

在采購升降式會議系統時，終端設備數量的确定，不僅需要考慮成本投入，更重要的，還要考慮是否滿足企業後期不同規模的會議。如果采用康拓普無紙化會議，解決該問題則非常簡單，可以先采購少量終端設備，在日後随着不同規模的企業會議的召開，可再考慮增設終端設備。

綜上所述：

我們可以通過以下表格，簡單總結對比兩種會議系統的特點。

康拓普無紙化會議系統，不僅擁有較低的整體建設成本，而且擁有高效便捷的用戶體驗。基于移動終端具有非常好的便捷性，支持終端設備靈活擴容。康拓普無紙化會議系統更适合移動互聯網時代下的無紙化會議應用場景，為企業節約經濟成本和時間成本，這也是為什麼越來越多的企業選擇康拓普無紙化會議系統。

康拓普無紙化會議系統，又名com-meeting，是康拓普公司重點打造的一款移動互聯網産品。是一款專為政府黨政機關、企事業單位、大型集團企業定制的會議系統，提供強大的會議管理功能，包括：會議創建(會議時間、會議地點、會議議程、會務信息等)、會議簽到、會議資料下發及保密、會議同步閱讀、會議摘要、主講模式與跟随模式切換等，能夠幫助會議組織者極大地降低工作壓力，輕松進行會議現場管控，提高與會者的開會效率，同時節省大量印刷費用和投影設備，完全符合國家低碳、環保理念。

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